Online Bewerbung - Emailbewerbung - online bewerben

Die Verbreitung von PC und Internet hat auch im Personalwesen Spuren hinterlassen. Galt vor 20 Jahren noch die Bewerbung auf Papier als Ultima Ratio, hat die Online-Bewerbung inzwischen stark zugenommen. Personalabteilungen schĂ€tzen deren Vorteile. Aber auch die Bewerber haben sich mittlerweile an die Bewerbung per Mausklick gewöhnt. FĂŒr alle, die noch nichts mit dem Begriff der Online-Bewerbung anzufangen wissen, hier eine kurze ErklĂ€rung.

Es handelt sich dabei um papierlose Bewerbungsschreiben, die per E-Mail, in Form fertiger Formulare ĂŒber das Internet oder einer Homepage bei Unternehmen eingereicht werden. Daher auch der Begriff Online-Bewerbung. Je nach Umfang unterscheidet man bei der Online-Bewerbung Kurz- und Vollbewerbung. Wo liegen die Vorteile dieser Form der Bewerbung? Und worauf sollte man bei der Online-Bewerbung achten? Fragen, die im Folgenden geklĂ€rt werden.

Vorteile der Online-Bewerbung

Die Vorteile einer Online-Bewerbung liegen auf der Hand. Sie ist fĂŒr den Bewerber eine kostengĂŒnstige Alternative zur Bewerbung auf Papier, da weder Anschreiben noch Zeugnisse und Lebenslauf ausgedruckt und vervielfĂ€ltigt werden mĂŒssen. Alle Dokumente mĂŒssen nur einmal digitalisiert und nicht mehrfach vervielfĂ€ltigt werden. Gleichzeitig fallen mit der Online-Bewerbung natĂŒrlich auch Portokosten weg, die sich fĂŒr eine klassische Bewerbung zu beachtlichen BetrĂ€gen aufsummieren können.

Beides Pluspunkte, die Bewerber immer im Portemonnaie spĂŒren werden. Neben der Kostenersparnis hat die Online-Bewerbung noch einen weiteren Vorteil – sie spart Zeit. Anstatt die Unterlagen ausdrucken und zur Post bringen zu mĂŒssen, kann sich jeder Bewerber noch intensiver mit den Inhalten seiner Bewerbung beschĂ€ftigen. Also dem, was am Ende wirklich zĂ€hlt. Und beweist ĂŒber die Online-Bewerbung, dass zumindest Grundkenntnisse ĂŒber den Umgang mit den Neuen Medien vorhanden sind. Es gibt noch einen weiteren Pluspunkt. Jeder kennt die Situation, in der man vergeblich auf die RĂŒcksendung der Bewerbungsmappe wartet und sich Ă€rgert, wieder neue Kopien anfertigen zu mĂŒssen. Im Fall der Online-Bewerbung kein Problem. Schließlich liegen alle Dokumente in digitalisierter Form auf der Festplatte.

Online-Bewerbung und Printbewerbung

Auf der anderen Seite: Auch an die Online-Bewerbung werden in den Personalabteilungen Ă€hnliche AnsprĂŒche gestellt wie an jede andere Bewerbungsmappe. Die Sorgfalt gilt daher nicht nur dem Inhalt. Auch Form und VollstĂ€ndigkeit sind gefragt. Um aus der Masse eingereichter Bewerbungen herauszustechen, lohnt es sich, mit einem individuellen Bild der Online-Bewerbung zu glĂ€nzen. In diesem Punkt unterscheiden sich herkömmliche Bewerbungsmappe und Online-Bewerbung also wenig. Eine Tatsache, die einige Bewerber anscheinend schnell vergessen. Und mit ihrer Online-Bewerbung kein positives Ergebnis erzielen. GrundsĂ€tzlich Ă€hneln sich Bewerbungsmappe und Online-Bewerbung in Umfang und Inhalt.

Wo liegen neben der Zeit- und Kostenersparnis aber noch Unterschiede zwischen der Bewerbung ĂŒber Internet oder E-Mail und Papier? Ein Unterschied betrifft die Form – und zwar die Unterschrift. WĂ€hrend das Anschreiben der Bewerbungsmappe vom Verfasser i.d.R. unterschrieben wird, entfĂ€llt dieser Anspruch fĂŒr die Online-Bewerbung aus technischen GrĂŒnden. Viele Bewerber greifen zu einem Trick, scannen ihre Unterschrift ein und fĂŒgen diese in die Bewerbung ein. Eine weitere Möglichkeit, um die Online-Bewerbung zu authentifizieren, wĂ€re der Griff zur digitalen Signatur. Dabei wird die E-Mail mit einem SchlĂŒssel versehen, der die Echtheit beweist. Allerdings ist die digitale Signatur noch nicht flĂ€chendeckend verbreitet und daher kein Muss fĂŒr die Online-Bewerbung. Etwas, was Bewerbungsmappe und Online-Bewerbung deutlich unterscheidet, sind auch die verschiedenen Formen, die Bewerbern ĂŒber das Internet zur VerfĂŒgung stehen.

Formen der Online-Bewerbung

Als Online-Bewerbung in Frage kommen grundsĂ€tzlich drei Formen: Bewerbung per E-Mail, ĂŒber ein fertiges Online-Fomular oder eine Bewerbungswebsite. Letztere Variante ist in Deutschland kaum verbreitet. Inzwischen setzen insbesondere Konzerne und große Unternehmen aus dem Mittelstand auf Online-Bewerbungen per E-Mail oder Online-Formular.

Online-Bewerbung ĂŒber E-Mail

Die Bedeutung der E-Mail als Mittel der Kommunikation hat in den letzten Jahren stark zugenommen. FĂŒr die Online-Bewerbung ist sie ein wichtiger Kanal, wenn nicht sogar der wichtigste Kommunikationsweg. Trotz der Tatsache, dass das Internet im allgemein als Raum ohne Normen angesehen wird, muss die Online-Bewerbung per E-Mail gewisse Vorgaben erfĂŒllen. Sie Ă€hnelt grundsĂ€tzlich der „klassischen“ Bewerbungsmappe.

Daher gehören zu Vollbewerbung per E-Mail immer ein Anschreiben, der Lebenslauf und natĂŒrlich alle relevanten Zeugnisse, Zertifikate usw. Eine Online-Bewerbung per E-Mail, die im Umfang der klassischen Bewerbungsmappe entspricht, wird auch als Vollbewerbung bezeichnet. Neben dem Anschreiben (als E-Mail-Text) sind Lebenslauf, Zeugnisse, Arbeitsproben usw. der E-Mail als Anhang beigefĂŒgt.

Anschreiben als E-Mail-Text

In der Regel wird das Anschreiben als E-Mailtext formuliert – schließlich können Sie als Bewerber schlecht eine leere E-Mail verschicken. Lebenslauf (mit Foto), Zeugnisse sowie Zertifikate wandern in den Anhang. Achten Sie beim Formulieren des Anschreibens darauf, den Stil eines Bewerbungsschreibens einzuhalten. Kurze, aussagekrĂ€ftige SĂ€tze sind das A und O. Das Anschreiben beginnt i.d.R. mit ein bis zwei einleitenden SĂ€tzen (Achtung: Die Formulierung „Hiermit bewerbe ich mich 
“, hat inzwischen ausgedient), geht in den Hauptteil ĂŒber, indem Bewerber ihren Werdegang bzw. FĂ€higkeiten kurz schildern sowie die Eignung fĂŒr die ausgeschriebene Stelle darlegen und endet mit der Grußformel.

BezĂŒglich der LĂ€nge sollten sich Bewerber fĂŒr den E-Mail-Text an einer DIN-A4-Seite orientieren, was dem Umfang des Anschreibens einer Printbewerbung entspricht. Unser Tipp: In der Printbewerbung umfasst der reine Text des Anschreibens keine ganze DIN-A4-Seite. Behalten Sie diese Tatsache als Bewerber im Hinterkopf. 2 – 3 sinnvoll gegliederte AbsĂ€tze mit je 3 bis 4 Zeilen reichen fĂŒr das Anschreiben.

TĂŒcken moderner Textverarbeitung

Wichtig: Das Anschreiben/der E-Mailtext ist eines der wichtigsten AushĂ€ngeschilder, die dem Leser zuerst ins Auge stechen. Daher empfiehlt sich ein informativer und treffender Schreibstil mit kurzen und aussagekrĂ€ftigen SĂ€tzen. Zur Online-Bewerbung gehört in die E-Mail eine Liste der AnhĂ€nge, die verschickt werden (mit Dateiname und Inhaltsangabe). Und eine Signatur mit den Kontaktdaten. Unser Tipp: Moderne Textverarbeitungen mit RechtschreibprĂŒfung verleiten dazu, das Anschreiben vorzuformulieren und in die Mail zu kopieren. Davon ist abzuraten, die Formatierung stimmt meist nicht mehr mit dem Original ĂŒberein.

DateianhÀnge in der Email-Bewerbung

Zur Printbewerbung gehören Lebenslauf, Zeugnisse usw. Die Online-Bewerbung macht in diesem Zusammenhang keine Ausnahme. Schließlich muss sich der EmpfĂ€nger ein umfassendes Bild vom Bewerber machen können. Deshalb gehören Lebenslauf, Zertifikate und Zeugnisse sowie andere Fortbildungsnachweise in die DateianhĂ€nge der Online-Bewerbung per E-Mail. Bewerbern wird empfohlen, hier gĂ€ngige Dateiformate zu nutzen. In der Vergangenheit zunehmend an Bedeutung hat das PDF-Format gewonnen. Ein weiterer wichtiger Punkt: Die AnhĂ€nge sollten eine bestimmte GrĂ¶ĂŸe nicht ĂŒberschreiten. Mehr als 1,5 Mbyte gelten bereits in einigen Unternehmen als No Go. Benennen Sie die AnhĂ€nge der Online-Bewerbung eindeutig. Ideal sind Kombinationen aus Name und Dateiinhalt, wie lebenslauf_m_musterman.pdf.

AnhĂ€nge auf Schadprogramme prĂŒfen

Ist lediglich eine Kurzbewerbung gewĂŒnscht, wird auf umfangreiche AnhĂ€nge verzichtet. Achtung: Mit Viren oder Schadprogrammen verseuchte AnhĂ€nge sind ein Grund, warum Unternehmen die Bewerbung aussortieren oder sie erst gar nicht in der Personalabteilung landet. Eine PrĂŒfung mit Antivirenprogrammen ist Pflicht. Ein umstrittenes Thema betrifft das Anschreiben. Eigentlich sollte der E-Mail-Text ausreichen. Aber einige Experten sind der Meinung, das Anschreiben den DateianhĂ€ngen der Online-Bewerbung beizufĂŒgen.

Anschreiben als Kopie in die DateianhÀnge

Der Grund: Auf diese Weise mĂŒssen die Entscheide in den Personalabteilungen nicht erst in den E-Mails nach dem Anschreiben suchen, sondern können die Unterlagen gesammelt abheften. Am besten fahren Bewerber zweigleisig. Das, was in der herkömmlichen Bewerbungsmappe die Funktion des Anschreibens erfĂŒllt, wird als Text in die E-Mail, gleichzeitig aber auch in den Anhang gepackt. Auf diese Weise hat der EmpfĂ€nger die Möglichkeit, sich vom Bewerber ein Bild zu machen – ohne die Mail umstĂ€ndlich archivieren zu mĂŒssen.

Betreffzeile und Absenderadresse

Gern vernachlĂ€ssigt wird die Betreffzeile. Dabei ist es fĂŒr die Online-Bewerbung per E-Mail von besonderer Wichtigkeit, bereits hier zu punkten. Der Betreff muss das Anliegen der E-Mail als Online-Bewerbung klar zum Ausdruck bringen, ohne dabei ĂŒbertrieben zu wirken. Ein „Wichtig“ mit 3 Ausrufungszeichen ist genauso wenig zu empfehlen wie ein „So, hier ist Ihr/e neuer/neue Mann/Frau“. Genauso wichtig wie der Betreff ist die Absenderadresse. Bewerbungsexperten empfehlen in diesem Zusammenhang E-Mail-Adresse, die den Bewerber eindeutig ausweisen (z. B. durch den Namen). Ausgefallene Adressen, die man im privaten Rahmen nutzt, sind fĂŒr die Online-Bewerbung dagegen ein No Go.

Signatur der Online-Bewerbung

In privaten E-Mails verzichten wir gern auf die Signatur als Zusammenfassung unserer Kontaktdaten. FĂŒr die Online-Bewerbung sind sie allerdings essenziell. Zur Signatur fĂŒr die Online-Bewerbung gehören grundsĂ€tzlich

  • vollstĂ€ndige Name
  • Adresse
  • Telefonnummer
  • E-Mail-Adresse

Ebenfalls Bestandteil der Signatur kann die URL einer Website sein, die Bewerber als Referenz oder Bewerbungswebsite angelegt haben.

Auf einen Verweis hin zu privaten Seiten, Fotos o. Ä. ist allerdings zu verzichten, da ein Blick ins Privatleben fĂŒr den Bewerber durchaus von Nachteil sein kann. Anders als im klassischen Anschreiben, wo Kontaktdaten i.d.R. als Briefkopf dienen, wird die Signatur am Ende des E-Mail-Textes nach der Grußformel: „Mit freundlichen GrĂŒĂŸen“ und dem Namen eingefĂŒgt.

EmpfÀngeradresse der Email-Bewerbung

GrundsĂ€tzlich sollten Bewerber ihre Bewerbungsunterlagen an die in der Stellenanzeige genannte E-Mail-Adresse richten, hinter der sich oft gleichzeitig der Ansprechpartner verbirgt. Einfach auf gut GlĂŒck eine E-Mail-Adresse herauspicken, wie info@firma.de, halten Bewerbungsexperten fĂŒr keine optimale Lösung. Die Gefahr ist groß, aussortiert zu werden bzw. in der Flut eingehender E-Mails unterzugehen. Wenn keine Emailadresse des Ansprechpartners zu erkennen ist, sollte sich der Bewerber die MĂŒhe machen, diese Emailadresse herauszubekommen. Dies zeugt ebenfalls von Engagement.

Zumal die Online-Bewerbung wahrscheinlich erst durch einige HĂ€nde gehen muss, bevor sie beim eigentlich EmpfĂ€nger ankommt. Und die DateianhĂ€nge können bei diesem Prozedere abhanden kommen. Ebenfalls unterlassen sollten Bewerber den Versand von Massen-E-Mails. Zwar bietet das Cc-Feld die Möglichkeit, mehrere Personen anzuschreiben. Die Ansicht, irgendeine Mail wird schon den richtigen Ansprechpartner erwischen, rennt sicher keine offenen TĂŒren ein.

Bewerben per Online-Fomular

Online-Fomulare als Form der Online-Bewerbung kommen ĂŒberall dort infrage, wo die Zahl der Bewerber relativ hoch ist. In der Regel wird auf das Online-Formular bereits in der Stellenanzeige hingewiesen. Ist dass der Fall, sollte man als Bewerber auch darauf zurĂŒckgreifen. Wer auf die Idee kommt, sich mit einer Bewerbungsmappe von der Masse abzuheben, muss unter UmstĂ€nden damit rechnen, aussortiert zu werden.

Bewerbungen ĂŒber Online-Fomulare haben fĂŒr Unternehmen den großen Vorteil, dass sich die Daten schnell ĂŒber eine Software auslesen und in Datenbanken speichern lassen. Wie genau die Formulare aufgebaut sind, hĂ€ngt von den Firmen ab. Im Einzelnen können die Online-Formulare stark variieren und nur wichtige Daten abfragen oder dem Bewerber eine persönliche Vorstellung ermöglichen. Bewerber sehen im Online-Formular meist einen Nachteil, da sie sich nicht persönlich vorstellen können.

Einen weiteren Minuspunkt machen Experten geltend: In einigen Unternehmen scheint die BeschĂ€ftigung mit dem Bewertungssystem mehr Zeit in Anspruch zu nehmen als fĂŒr die Bewerber aufgebracht wird. Trotzdem sind Online-Formulare im Bewerbungsprozess auf dem Vormarsch.

Online-Bewerbung ĂŒber eine Bewerbungswebsite

Online ĂŒber eine eigens dafĂŒr erstellte Website bewerben hat in Deutschland immer noch Seltenheitswert. Wer als Bewerber trotzdem zu diesem Mittel greift, sollte darauf achten, alle fĂŒr den Bewerbungsprozess notwendigen Informationen bereit zu halten. Je nach Beruf und Stelle kann die Bewerbungswebsite unterschiedlich gestaltet sein und dient teilweise automatisch als Referenz. Zu den wichtigen Fakten gehören unter anderem Vita und Zeugnisse.

Die URL schickt der Bewerber einfach per E-Mail an die Personalabteilung. Viele Bewerber scheuen allerdings den mit der Website verbundenen Aufwand. Um die Informationen vor den Augen Dritter zu schĂŒtzen, lassen sich die Inhalte mit einem Passwort sichern. Als „Arbeitsprobe“ kommt die Bewerbungswebsite vor allem im IT-Bereich in Frage, wo sie als Nachweis die eigenen FĂ€higkeiten unter Beweis stellt.

Kombi- oder Kurzbewerbung

Die bisher genannten Formen der Bewerbungsmappe sind gĂ€ngige Formen der Online-Bewerbung und gegen einen umfassenden Überblick zum Bewerber ab. Es gibt noch einen weiteren Typ – die Kurzbewerbung. Diese lĂ€sst sich auch mit dem Begriff „Kombi“-Bewerbung umschreiben. Um einen ersten Eindruck des Bewerbers zu erhalten, fordern Unternehmen lediglich ein Anschreiben und einen tabellarischen Lebenslauf an. Verschickt via E-Mail oder ĂŒber ein Internet-Formular, wird die Kurzbewerbung immer mehr Bestandteil der Online-Bewerbung. Besteht das Interesse, den Bewerber genauer kennenzulernen, kann eine klassische Bewerbungsmappe angefordert werden – entweder als Online-Vollbewerbung oder Bewerbung auf Papier. Die Kurzbewerbung kommt als erster Schritt fĂŒr eine Initiativbewerbung infrage.

Erhalt einer Online-Bewerbung prĂŒfen

Die Online-Bewerbung hat viele Vorteile. Aber es gibt auch einen gewichtigen Nachteil. Ob die Bewerbung ankommt oder wĂ€hrend der Übermittlung versandet, lĂ€sst sich ohne Weiteres nicht prĂŒfen. Wie also vorgehen? Einerseits können Bewerber ĂŒber ihr E-Mail-Programm eine Versand- und LesebestĂ€tigung abfordern. Letztere könnte vom EmpfĂ€nger aber als aufdringlich gewertet werden. Auf die VersandbestĂ€tigung sollte man allerdings nicht verzichten. Ein Weg, der sich speziell fĂŒr die Online-Bewerbung in kleineren Unternehmen empfiehlt. Trotzdem: Eine EmpfangsbestĂ€tigung seitens des EmpfĂ€ngers gehört eigentlich zum guten Ton.

Konzerne und große mittelstĂ€ndische Unternehmen arbeiten hĂ€ufig mit automatisierten Systemen. Bewerber erhalten beim Versenden der Online-Bewerbung oft eine BestĂ€tigungsmail ĂŒber den Eingang der Bewerbung. Letzteres ist auch der Fall, wenn sich der Bewerber ĂŒber ein Online-Formular beworben hat. Was aber tun, wenn eine BestĂ€tigung ausbleibt? In solchen FĂ€llen nicht gleich nervös werden. Nach einigen Tagen sollten sich Bewerber per Telefon an das Unternehmen/den EmpfĂ€nger wenden. Ist die Bewerbung tatsĂ€chlich verloren gegangen, lĂ€sst sie sich ja ohne Probleme noch einmal verschicken.

Wichtige Tipps fĂŒr die Online-Bewerbung

Online bewerben kann genauso schwierig sein wie das Erstellen einer herkömmlichen Bewerbungsmappe. Die folgenden Tipps sollen dabei helfen, mögliche Fehlerquellen bereits im Vorfeld auszuschließen.

  • Die Stellenanzeige genau lesen. Ist die Online-Bewerbung unerwĂŒnscht, unbedingt daran halten. Hinterlegt das Unternehmen in der Stellenanzeige die E-Mail-Adresse eines Ansprechpartners, ist die Online-Bewerbung i.d.R. erwĂŒnscht. Unsicherheiten lassen mit einem TelefongesprĂ€ch aus dem Weg rĂ€umen.
  • In die DateianhĂ€nge einer Vollbewerbung gehören Lebenslauf, Zeugnisse und Zertifikate –alles, was auch in die Bewerbungsmappe kommt (außer das Deckblatt, dieses kann weggelassen werden). Das Anschreiben kann der VollstĂ€ndigkeit halber als Kopie den DateianhĂ€ngen beigefĂŒgt werden.
  • Bewerber sollten bei den AnhĂ€ngen auf DateigrĂ¶ĂŸe, Formatierung und Virenfreiheit achten.
  • E-Mails lassen inzwischen auch als HTML-Mail verschicken. Problem: Nicht jeder EmpfĂ€nger kann die aufwendig gestaltete Mail lesen. FĂŒr Online-Bewerbungen ist es ratsam, sich auf den kleinsten gemeinsamen Nenner zu beschrĂ€nken.
  • Vor dem Verschicken der Online-Bewerbung per E-Mail alle Informationen und AnhĂ€nge noch einmal auf AktualitĂ€t zu prĂŒfen.
  • Die E-Mail-Adresse, von der eine Online-Bewerbung versandt wird, muss den Bewerber eindeutig identifizieren, am besten mit Vor- und Zuname (z. B.: max_musterman@provider.de). StilblĂŒten wie blumenfee_cinderella@provider.de haben nichts mit der Online-Bewerbung zu tun.
  • Die Betreffzeile muss ausdrucksstark und eindeutig formuliert sein, damit die Online-Bewerbung wahrgenommen wird. Datum oder die Referenznummer der Stellenanzeige sind gĂ€ngige Elemente der Betreffzeile.
  • E-Mail-Programme können nicht nur die Adresse des Absenders ĂŒbermitteln. Vor der Adresse kann man mit wenigen Klicks auch den Namen einfĂŒgen. Und sich so von anderen Bewerbern abheben.