Online Bewerbung - Emailbewerbung - online bewerben

Die Verbreitung von PC und Internet hat auch im Personalwesen Spuren hinterlassen. Galt vor 20 Jahren noch die Bewerbung auf Papier als Ultima Ratio, hat die Online-Bewerbung inzwischen stark zugenommen. Personalabteilungen schätzen deren Vorteile. Aber auch die Bewerber haben sich mittlerweile an die Bewerbung per Mausklick gewöhnt. Für alle, die noch nichts mit dem Begriff der Online-Bewerbung anzufangen wissen, hier eine kurze Erklärung.


Es handelt sich dabei um papierlose Bewerbungsschreiben, die per E-Mail, in Form fertiger Formulare über das Internet oder einer Homepage bei Unternehmen eingereicht werden. Daher auch der Begriff Online-Bewerbung. Je nach Umfang unterscheidet man bei der Online-Bewerbung Kurz- und Vollbewerbung. Wo liegen die Vorteile dieser Form der Bewerbung? Und worauf sollte man bei der Online-Bewerbung achten? Fragen, die im Folgenden geklärt werden.

Vorteile der Online-Bewerbung

Die Vorteile einer Online-Bewerbung liegen auf der Hand. Sie ist für den Bewerber eine kostengünstige Alternative zur Bewerbung auf Papier, da weder Anschreiben noch Zeugnisse und Lebenslauf ausgedruckt und vervielfältigt werden müssen. Alle Dokumente müssen nur einmal digitalisiert und nicht mehrfach vervielfältigt werden. Gleichzeitig fallen mit der Online-Bewerbung natürlich auch Portokosten weg, die sich für eine klassische Bewerbung zu beachtlichen Beträgen aufsummieren können.

Beides Pluspunkte, die Bewerber immer im Portemonnaie spüren werden. Neben der Kostenersparnis hat die Online-Bewerbung noch einen weiteren Vorteil – sie spart Zeit. Anstatt die Unterlagen ausdrucken und zur Post bringen zu müssen, kann sich jeder Bewerber noch intensiver mit den Inhalten seiner Bewerbung beschäftigen. Also dem, was am Ende wirklich zählt. Und beweist über die Online-Bewerbung, dass zumindest Grundkenntnisse über den Umgang mit den Neuen Medien vorhanden sind. Es gibt noch einen weiteren Pluspunkt. Jeder kennt die Situation, in der man vergeblich auf die Rücksendung der Bewerbungsmappe wartet und sich ärgert, wieder neue Kopien anfertigen zu müssen. Im Fall der Online-Bewerbung kein Problem. Schließlich liegen alle Dokumente in digitalisierter Form auf der Festplatte.

Online-Bewerbung und Printbewerbung

Auf der anderen Seite: Auch an die Online-Bewerbung werden in den Personalabteilungen ähnliche Ansprüche gestellt wie an jede andere Bewerbungsmappe. Die Sorgfalt gilt daher nicht nur dem Inhalt. Auch Form und Vollständigkeit sind gefragt. Um aus der Masse eingereichter Bewerbungen herauszustechen, lohnt es sich, mit einem individuellen Bild der Online-Bewerbung zu glänzen. In diesem Punkt unterscheiden sich herkömmliche Bewerbungsmappe und Online-Bewerbung also wenig. Eine Tatsache, die einige Bewerber anscheinend schnell vergessen. Und mit ihrer Online-Bewerbung kein positives Ergebnis erzielen. Grundsätzlich ähneln sich Bewerbungsmappe und Online-Bewerbung in Umfang und Inhalt.

Wo liegen neben der Zeit- und Kostenersparnis aber noch Unterschiede zwischen der Bewerbung über Internet oder E-Mail und Papier? Ein Unterschied betrifft die Form – und zwar die Unterschrift. Während das Anschreiben der Bewerbungsmappe vom Verfasser i.d.R. unterschrieben wird, entfällt dieser Anspruch für die Online-Bewerbung aus technischen Gründen. Viele Bewerber greifen zu einem Trick, scannen ihre Unterschrift ein und fügen diese in die Bewerbung ein. Eine weitere Möglichkeit, um die Online-Bewerbung zu authentifizieren, wäre der Griff zur digitalen Signatur. Dabei wird die E-Mail mit einem Schlüssel versehen, der die Echtheit beweist. Allerdings ist die digitale Signatur noch nicht flächendeckend verbreitet und daher kein Muss für die Online-Bewerbung. Etwas, was Bewerbungsmappe und Online-Bewerbung deutlich unterscheidet, sind auch die verschiedenen Formen, die Bewerbern über das Internet zur Verfügung stehen.

Formen der Online-Bewerbung

Als Online-Bewerbung in Frage kommen grundsätzlich drei Formen: Bewerbung per E-Mail, über ein fertiges Online-Fomular oder eine Bewerbungswebsite. Letztere Variante ist in Deutschland kaum verbreitet. Inzwischen setzen insbesondere Konzerne und große Unternehmen aus dem Mittelstand auf Online-Bewerbungen per E-Mail oder Online-Formular.

Online-Bewerbung über E-Mail

Die Bedeutung der E-Mail als Mittel der Kommunikation hat in den letzten Jahren stark zugenommen. Für die Online-Bewerbung ist sie ein wichtiger Kanal, wenn nicht sogar der wichtigste Kommunikationsweg. Trotz der Tatsache, dass das Internet im allgemein als Raum ohne Normen angesehen wird, muss die Online-Bewerbung per E-Mail gewisse Vorgaben erfüllen. Sie ähnelt grundsätzlich der „klassischen“ Bewerbungsmappe.

Daher gehören zu Vollbewerbung per E-Mail immer ein Anschreiben, der Lebenslauf und natürlich alle relevanten Zeugnisse, Zertifikate usw. Eine Online-Bewerbung per E-Mail, die im Umfang der klassischen Bewerbungsmappe entspricht, wird auch als Vollbewerbung bezeichnet. Neben dem Anschreiben (als E-Mail-Text) sind Lebenslauf, Zeugnisse, Arbeitsproben usw. der E-Mail als Anhang beigefügt.

Anschreiben als E-Mail-Text

In der Regel wird das Anschreiben als E-Mailtext formuliert – schließlich können Sie als Bewerber schlecht eine leere E-Mail verschicken. Lebenslauf (mit Foto), Zeugnisse sowie Zertifikate wandern in den Anhang. Achten Sie beim Formulieren des Anschreibens darauf, den Stil eines Bewerbungsschreibens einzuhalten. Kurze, aussagekräftige Sätze sind das A und O. Das Anschreiben beginnt i.d.R. mit ein bis zwei einleitenden Sätzen (Achtung: Die Formulierung „Hiermit bewerbe ich mich …“, hat inzwischen ausgedient), geht in den Hauptteil über, indem Bewerber ihren Werdegang bzw. Fähigkeiten kurz schildern sowie die Eignung für die ausgeschriebene Stelle darlegen und endet mit der Grußformel.

Bezüglich der Länge sollten sich Bewerber für den E-Mail-Text an einer DIN-A4-Seite orientieren, was dem Umfang des Anschreibens einer Printbewerbung entspricht. Unser Tipp: In der Printbewerbung umfasst der reine Text des Anschreibens keine ganze DIN-A4-Seite. Behalten Sie diese Tatsache als Bewerber im Hinterkopf. 2 – 3 sinnvoll gegliederte Absätze mit je 3 bis 4 Zeilen reichen für das Anschreiben.

Tücken moderner Textverarbeitung

Wichtig: Das Anschreiben/der E-Mailtext ist eines der wichtigsten Aushängeschilder, die dem Leser zuerst ins Auge stechen. Daher empfiehlt sich ein informativer und treffender Schreibstil mit kurzen und aussagekräftigen Sätzen. Zur Online-Bewerbung gehört in die E-Mail eine Liste der Anhänge, die verschickt werden (mit Dateiname und Inhaltsangabe). Und eine Signatur mit den Kontaktdaten. Unser Tipp: Moderne Textverarbeitungen mit Rechtschreibprüfung verleiten dazu, das Anschreiben vorzuformulieren und in die Mail zu kopieren. Davon ist abzuraten, die Formatierung stimmt meist nicht mehr mit dem Original überein.

Dateianhänge in der Email-Bewerbung

Zur Printbewerbung gehören Lebenslauf, Zeugnisse usw. Die Online-Bewerbung macht in diesem Zusammenhang keine Ausnahme. Schließlich muss sich der Empfänger ein umfassendes Bild vom Bewerber machen können. Deshalb gehören Lebenslauf, Zertifikate und Zeugnisse sowie andere Fortbildungsnachweise in die Dateianhänge der Online-Bewerbung per E-Mail. Bewerbern wird empfohlen, hier gängige Dateiformate zu nutzen. In der Vergangenheit zunehmend an Bedeutung hat das PDF-Format gewonnen. Ein weiterer wichtiger Punkt: Die Anhänge sollten eine bestimmte Größe nicht überschreiten. Mehr als 1,5 Mbyte gelten bereits in einigen Unternehmen als No Go. Benennen Sie die Anhänge der Online-Bewerbung eindeutig. Ideal sind Kombinationen aus Name und Dateiinhalt, wie lebenslauf_m_musterman.pdf.

Anhänge auf Schadprogramme prüfen

Ist lediglich eine Kurzbewerbung gewünscht, wird auf umfangreiche Anhänge verzichtet. Achtung: Mit Viren oder Schadprogrammen verseuchte Anhänge sind ein Grund, warum Unternehmen die Bewerbung aussortieren oder sie erst gar nicht in der Personalabteilung landet. Eine Prüfung mit Antivirenprogrammen ist Pflicht. Ein umstrittenes Thema betrifft das Anschreiben. Eigentlich sollte der E-Mail-Text ausreichen. Aber einige Experten sind der Meinung, das Anschreiben den Dateianhängen der Online-Bewerbung beizufügen.

Anschreiben als Kopie in die Dateianhänge

Der Grund: Auf diese Weise müssen die Entscheide in den Personalabteilungen nicht erst in den E-Mails nach dem Anschreiben suchen, sondern können die Unterlagen gesammelt abheften. Am besten fahren Bewerber zweigleisig. Das, was in der herkömmlichen Bewerbungsmappe die Funktion des Anschreibens erfüllt, wird als Text in die E-Mail, gleichzeitig aber auch in den Anhang gepackt. Auf diese Weise hat der Empfänger die Möglichkeit, sich vom Bewerber ein Bild zu machen – ohne die Mail umständlich archivieren zu müssen.

Betreffzeile und Absenderadresse

Gern vernachlässigt wird die Betreffzeile. Dabei ist es für die Online-Bewerbung per E-Mail von besonderer Wichtigkeit, bereits hier zu punkten. Der Betreff muss das Anliegen der E-Mail als Online-Bewerbung klar zum Ausdruck bringen, ohne dabei übertrieben zu wirken. Ein „Wichtig“ mit 3 Ausrufungszeichen ist genauso wenig zu empfehlen wie ein „So, hier ist Ihr/e neuer/neue Mann/Frau“. Genauso wichtig wie der Betreff ist die Absenderadresse. Bewerbungsexperten empfehlen in diesem Zusammenhang E-Mail-Adresse, die den Bewerber eindeutig ausweisen (z. B. durch den Namen). Ausgefallene Adressen, die man im privaten Rahmen nutzt, sind für die Online-Bewerbung dagegen ein No Go.

Signatur der Online-Bewerbung

In privaten E-Mails verzichten wir gern auf die Signatur als Zusammenfassung unserer Kontaktdaten. Für die Online-Bewerbung sind sie allerdings essenziell. Zur Signatur für die Online-Bewerbung gehören grundsätzlich

  • vollständige Name
  • Adresse
  • Telefonnummer
  • E-Mail-Adresse

Ebenfalls Bestandteil der Signatur kann die URL einer Website sein, die Bewerber als Referenz oder Bewerbungswebsite angelegt haben.

Auf einen Verweis hin zu privaten Seiten, Fotos o. Ä. ist allerdings zu verzichten, da ein Blick ins Privatleben für den Bewerber durchaus von Nachteil sein kann. Anders als im klassischen Anschreiben, wo Kontaktdaten i.d.R. als Briefkopf dienen, wird die Signatur am Ende des E-Mail-Textes nach der Grußformel: „Mit freundlichen Grüßen“ und dem Namen eingefügt.

Empfängeradresse der Email-Bewerbung

Grundsätzlich sollten Bewerber ihre Bewerbungsunterlagen an die in der Stellenanzeige genannte E-Mail-Adresse richten, hinter der sich oft gleichzeitig der Ansprechpartner verbirgt. Einfach auf gut Glück eine E-Mail-Adresse herauspicken, wie info@firma.de, halten Bewerbungsexperten für keine optimale Lösung. Die Gefahr ist groß, aussortiert zu werden bzw. in der Flut eingehender E-Mails unterzugehen. Wenn keine Emailadresse des Ansprechpartners zu erkennen ist, sollte sich der Bewerber die Mühe machen, diese Emailadresse herauszubekommen. Dies zeugt ebenfalls von Engagement.

Zumal die Online-Bewerbung wahrscheinlich erst durch einige Hände gehen muss, bevor sie beim eigentlich Empfänger ankommt. Und die Dateianhänge können bei diesem Prozedere abhanden kommen. Ebenfalls unterlassen sollten Bewerber den Versand von Massen-E-Mails. Zwar bietet das Cc-Feld die Möglichkeit, mehrere Personen anzuschreiben. Die Ansicht, irgendeine Mail wird schon den richtigen Ansprechpartner erwischen, rennt sicher keine offenen Türen ein.

Bewerben per Online-Fomular

Online-Fomulare als Form der Online-Bewerbung kommen überall dort infrage, wo die Zahl der Bewerber relativ hoch ist. In der Regel wird auf das Online-Formular bereits in der Stellenanzeige hingewiesen. Ist dass der Fall, sollte man als Bewerber auch darauf zurückgreifen. Wer auf die Idee kommt, sich mit einer Bewerbungsmappe von der Masse abzuheben, muss unter Umständen damit rechnen, aussortiert zu werden.

Bewerbungen über Online-Fomulare haben für Unternehmen den großen Vorteil, dass sich die Daten schnell über eine Software auslesen und in Datenbanken speichern lassen. Wie genau die Formulare aufgebaut sind, hängt von den Firmen ab. Im Einzelnen können die Online-Formulare stark variieren und nur wichtige Daten abfragen oder dem Bewerber eine persönliche Vorstellung ermöglichen. Bewerber sehen im Online-Formular meist einen Nachteil, da sie sich nicht persönlich vorstellen können.

Einen weiteren Minuspunkt machen Experten geltend: In einigen Unternehmen scheint die Beschäftigung mit dem Bewertungssystem mehr Zeit in Anspruch zu nehmen als für die Bewerber aufgebracht wird. Trotzdem sind Online-Formulare im Bewerbungsprozess auf dem Vormarsch.

Online-Bewerbung über eine Bewerbungswebsite

Online über eine eigens dafür erstellte Website bewerben hat in Deutschland immer noch Seltenheitswert. Wer als Bewerber trotzdem zu diesem Mittel greift, sollte darauf achten, alle für den Bewerbungsprozess notwendigen Informationen bereit zu halten. Je nach Beruf und Stelle kann die Bewerbungswebsite unterschiedlich gestaltet sein und dient teilweise automatisch als Referenz. Zu den wichtigen Fakten gehören unter anderem Vita und Zeugnisse.

Die URL schickt der Bewerber einfach per E-Mail an die Personalabteilung. Viele Bewerber scheuen allerdings den mit der Website verbundenen Aufwand. Um die Informationen vor den Augen Dritter zu schützen, lassen sich die Inhalte mit einem Passwort sichern. Als „Arbeitsprobe“ kommt die Bewerbungswebsite vor allem im IT-Bereich in Frage, wo sie als Nachweis die eigenen Fähigkeiten unter Beweis stellt.

Kombi- oder Kurzbewerbung

Die bisher genannten Formen der Bewerbungsmappe sind gängige Formen der Online-Bewerbung und gegen einen umfassenden Überblick zum Bewerber ab. Es gibt noch einen weiteren Typ – die Kurzbewerbung. Diese lässt sich auch mit dem Begriff „Kombi“-Bewerbung umschreiben. Um einen ersten Eindruck des Bewerbers zu erhalten, fordern Unternehmen lediglich ein Anschreiben und einen tabellarischen Lebenslauf an. Verschickt via E-Mail oder über ein Internet-Formular, wird die Kurzbewerbung immer mehr Bestandteil der Online-Bewerbung. Besteht das Interesse, den Bewerber genauer kennenzulernen, kann eine klassische Bewerbungsmappe angefordert werden – entweder als Online-Vollbewerbung oder Bewerbung auf Papier. Die Kurzbewerbung kommt als erster Schritt für eine Initiativbewerbung infrage.

Erhalt einer Online-Bewerbung prüfen

Die Online-Bewerbung hat viele Vorteile. Aber es gibt auch einen gewichtigen Nachteil. Ob die Bewerbung ankommt oder während der Übermittlung versandet, lässt sich ohne Weiteres nicht prüfen. Wie also vorgehen? Einerseits können Bewerber über ihr E-Mail-Programm eine Versand- und Lesebestätigung abfordern. Letztere könnte vom Empfänger aber als aufdringlich gewertet werden. Auf die Versandbestätigung sollte man allerdings nicht verzichten. Ein Weg, der sich speziell für die Online-Bewerbung in kleineren Unternehmen empfiehlt. Trotzdem: Eine Empfangsbestätigung seitens des Empfängers gehört eigentlich zum guten Ton.

Konzerne und große mittelständische Unternehmen arbeiten häufig mit automatisierten Systemen. Bewerber erhalten beim Versenden der Online-Bewerbung oft eine Bestätigungsmail über den Eingang der Bewerbung. Letzteres ist auch der Fall, wenn sich der Bewerber über ein Online-Formular beworben hat. Was aber tun, wenn eine Bestätigung ausbleibt? In solchen Fällen nicht gleich nervös werden. Nach einigen Tagen sollten sich Bewerber per Telefon an das Unternehmen/den Empfänger wenden. Ist die Bewerbung tatsächlich verloren gegangen, lässt sie sich ja ohne Probleme noch einmal verschicken.

Wichtige Tipps für die Online-Bewerbung

Online bewerben kann genauso schwierig sein wie das Erstellen einer herkömmlichen Bewerbungsmappe. Die folgenden Tipps sollen dabei helfen, mögliche Fehlerquellen bereits im Vorfeld auszuschließen.

  • Die Stellenanzeige genau lesen. Ist die Online-Bewerbung unerwünscht, unbedingt daran halten. Hinterlegt das Unternehmen in der Stellenanzeige die E-Mail-Adresse eines Ansprechpartners, ist die Online-Bewerbung i.d.R. erwünscht. Unsicherheiten lassen mit einem Telefongespräch aus dem Weg räumen.
  • In die Dateianhänge einer Vollbewerbung gehören Lebenslauf, Zeugnisse und Zertifikate –alles, was auch in die Bewerbungsmappe kommt (außer das Deckblatt, dieses kann weggelassen werden). Das Anschreiben kann der Vollständigkeit halber als Kopie den Dateianhängen beigefügt werden.
  • Bewerber sollten bei den Anhängen auf Dateigröße, Formatierung und Virenfreiheit achten.
  • E-Mails lassen inzwischen auch als HTML-Mail verschicken. Problem: Nicht jeder Empfänger kann die aufwendig gestaltete Mail lesen. Für Online-Bewerbungen ist es ratsam, sich auf den kleinsten gemeinsamen Nenner zu beschränken.
  • Vor dem Verschicken der Online-Bewerbung per E-Mail alle Informationen und Anhänge noch einmal auf Aktualität zu prüfen.
  • Die E-Mail-Adresse, von der eine Online-Bewerbung versandt wird, muss den Bewerber eindeutig identifizieren, am besten mit Vor- und Zuname (z. B.: max_musterman@provider.de). Stilblüten wie blumenfee_cinderella@provider.de haben nichts mit der Online-Bewerbung zu tun.
  • Die Betreffzeile muss ausdrucksstark und eindeutig formuliert sein, damit die Online-Bewerbung wahrgenommen wird. Datum oder die Referenznummer der Stellenanzeige sind gängige Elemente der Betreffzeile.
  • E-Mail-Programme können nicht nur die Adresse des Absenders übermitteln. Vor der Adresse kann man mit wenigen Klicks auch den Namen einfügen. Und sich so von anderen Bewerbern abheben.